タスク管理ツール「Trello」や「asana」を徹底解説!

タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、自分やグループが実施すべきタスクをリストに記入すること、業務の進捗状況を整理するためのツールである。ツールの中でそれぞれのタスクの期限や担当者なども設定できるため複雑化していたタスク管理をまとめることができる。

主な機能を下記に示す。

  • 進捗管理

今まで個人で管理していたタスクをチーム内で可視化をすることが可能である。例えば、プロジェクトの進捗具合を一目で確認できるガントチャート機能がある。また、新たなタスクが発生したときは即座にツールに記載することによって抜け漏れ等を防ぐことができる。

  • 情報共有

グループ内のメンバー同士の情報共有がどこにいてもタスク管理ツールにアクセスすれば可能となる。例えば、掲示板やフォーラムを用いることでテキストメッセージだけでなく、画像、ドキュメントファイルなど様々な種類のファイルを扱うことで的確な情報共有が可能となる。

  • 集計・分析

グループ内のメンバーが入力した様々なデータを自動で集計・分析することが可能である。例えば、管理者がそれぞれのメンバーのタスク消化率を確認するために消化数をまとめたファイルをタスク管理ツールからダウンロードし、グラフ化等をすることが可能である。

 

導入のメリット

 

上記にも一部記載している部分もあるが、タスク管理ツールを導入するメリットは下記があげられる。

・プロジェクトのスケジュールの進捗具合をガントチャート等のグラフを作成することで直感的に確認することができる。

・プロジェクトを進行するうえで必要なタスクを一覧化できる。

・必要なタスクの状況をリアルタイムに閲覧および更新ができる。

・プロジェクトにおけるそれぞれのタスクについての優先順位を設定することができる。

主要サービス比較

タスク管理ツールの中も5つのサービスを比較して提示する。対象はTrello、asana、Backlog、Wrike、Jootoである。

Trello

チームタスク管理に利用できる無料のツールである。タスクをカード単位で作成できる(かんばん方式)ため、タスクの追加、変更等が簡単に実施でき、無料のプラグインを導入すればガントチャート等もすぐに作成することができる。また、クラウド系のサービスであるため、インターネットに接続している環境であれば、いつでもどこからでもタスクを共有することができる(スマホの場合は専用アプリのインストールが必要)。無料のプラグインを導入すれば、工数計算等も可能である。ユーザ数が業界内で最も多いといわれている。

asana

様々なアプリケーションとの接続ができるツールである。Facebookの共同創業者が作成したことからタスクに対するいいね機能等も充実しており、コミュニケーションツールとしても活躍する。タスク管理のレイアウトをチェックリスト型かかんばん形式の2点からプロジェクトごとに選択可能。ガントチャートについては有料機能となる。チーム内の仕事量管理、工数管理もタスクベースで管理することができる。無料版では同時に利用できる人数が15人と限られている。

 

Backlog

上のasanaと同様に、チーム内での情報共有に長けたツールである。利用料は最も安いプランで2400円/月である。操作方法も簡単であり、タスク管理ツール初心者向けである。ガントチャートの機能が備わっており、プロジェクトの視覚化は問題なく実施できる。プロジェクト内の課題更新等が実施でき、情報共有も実施できる。コストの管理機能は備わっていない。

Wrike

進捗管理などをメンバーと共同で実施することができるツールである。Wrikeのタスク管理はかんばん形式である。複数のタスクを俯瞰で確認するためにガントチャートを利用することができる。タスクを登録する際にはテンプレートを作成し、類似のタスク作成をショートカットすることができる。それぞれのタスク消化にかかった時間を自動で収集・分析する機能も備わっている。最も安いプランで9.8ドル/月である。

 

Jooto

2014年日本人が立ち上げたクラウド型の無料のタスク管理ツールである。タスクごとにカードを作成し、管理するかんばん形式のツールである。ガントチャート機能については無料で利用することができる。JootoはGoogleカレンダー、Chatwork、Slackなど様々なツールと連携が可能であり、情報共有もよくつかわれているアプリケーション経由のため容易に可能である。かかる時間の集計等は備わっていない。

 

上記を比較した表は下記のとおりである。

進捗管理 情報共有 集計・分析 コスト
Trello

機能あり

プラグイン導入

無料

Asana

別途有料

タスクベース管理

月1000円程度

Backlog

機能あり

×

機能なし

×

月2000円程度

Wrike

機能あり

集計機能あり

月1000円程度

Jooto

機能あり

×

機能なし

無料

 

まとめ

タスク管理ツールを利用することで煩雑になっているタスク、業務の管理をスムーズにし、管理しやすくなることで業務効率が向上する。上記で挙げたツールのほかにも様々なツールがあるためぜひ活用していただきたい。

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